準備ができていない仕事を開始して、早く終わると誤解してしまうのは、なぜだろう？

コラボレーション研究家の吉田裕美子です。

「ちょっと待って。そのタスク、どんな準備をしたの？」

ある会議で、リーダーがメンバーに尋ねていました。

まだ経験値の浅いメンバーで、そこそこリスクのあるタスクを実施しようとしていたのですが、リーダーの質問に対してこのメンバーは、「以前やったことがある内容なのでできると思う」「何か問題が発生したら〇〇さんに聞くことになっている」と返事をしていました。

いや、きっと、〇〇さんに聞いたときは、時すでに遅し・・・になりそうな予感がバリバリしますよね？

テレワークでも効果的なハイパー・チームマネジメントでは、準備、実践、ふりかえりのサイクルを回すことで、この問題に対処します。

繰り返しになりますが、ハイパー・チームマネジメントは、準備、実践、ふりかえりのサイクルを回す、シンプルなチームマネジメント手法です。 なんだ、そんなことやってるよ！！

と思われる方も多いでしょう。仕事をする上で、仕事の準備をする、実践する、実践したことをふりかえるということは、何も変わったことのない、当たり前すぎるやり方かもしれません。

一方で、私たちがご支援を開始する前の現状ヒアリングで、このサイクルをチームで回しているところには、なかなか巡り合いません。

プロジェクト型の仕事では特に注意が必要ですが、個人個人が一連の作業を始める前に

• 明瞭にしておくことは何か？

• まだわかっていないことはなんだろうか？

という対話なしに、取り掛かってしまうチームは本当に多いです。

私自身もIT業界にいた期間が長いので、少しでも早く始めて、プロジェクトが遅れない様に・・という意識から逃れるのは、なかなか難しいものだということは理解できます。

しかし、冷静に考えてみて、「チームのみんなが、この仕事は、どんな目的で、何をするのか」を共通理解していない状態で、個人個人が作業を開始して問題が発生しないと思えるでしょうか？

どんな目的で、何をするのかを明瞭に理解していない状態で、早く仕事は終わるでしょうか？

初めて作るお料理を複数名で分担して調理するのに、出来栄えや味付けの加減、必要な食材が揃っているか、手順はみんな合意しているかを確認せずに、「早く取り掛かろう！」と始めてしまっても、途中で様々な不具合が起きて時間がかかることは想像に難くないですよね？

特に経験値の浅いメンバーは、冒頭の事例の様に、自分のタスクを始める前に準備しておくべきこと、明瞭にしておくべきことが把握できているとは考えにくいです。だからこそ、チームで準備する必要があるのです。

どんな目的で、どんなゴールを目指しているのか。ゴールまでの道のりで乗り越える障害は何があるのか、それぞれの障害を乗り越えた結果はどんな状態なのか、また、成功基準は何か、何を期待されているのか。

この様な対話が、仕事を始める前になされることで、目的、ゴールと共に、途中のマイルストーンを明瞭にしてくれ、また直近のマイルストーンまでの準備事項を明確にしてくれます。

それぞれの対話は、チームで工夫することもできるでしょうし、先人が開発してくれたフレームワークもあります。

ウェビナーでも、その辺り、お話しする予定です。ぜひ、ご参加ください。

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事務局より：

好評をもちましてウェビナーは終了しました。

ありがとうございました。