進捗会議だけを繰り返すと、問題発見が遅れるのはなぜか

コラボレーション研究家の吉田裕美子です。


あるマネジャーさんが、


業務時間内の仕事の80%は、様々なチームの進捗会議に参加することに費やしている。にもかかわらず、問題が発覚した時にはすでに遅すぎる状態のことが多い。


と嘆いていらっしゃいました。


丁寧にチームを見られているマネジャーの方なのだと思います。

そんなに、進捗確認のミーティングに参加されているのに、なぜ、問題状況が見えてこないのでしょうか?


この課題の主要な要因は、チームのメンバーが思考停止にならない様に、考えさせる工夫をしているかどうかに依存していると、私たちは考えています。



テレワークでも効果的なハイパー・チームマネジメントでは、ふりかえりの問いかけで、この問題を解消します。


進捗確認のミーティングにおいては、スケジュールに遅れはないか、前回のミーティング以降、どの様な進捗があったのか・・と言った議題について話し合われることが多いでしょう。しかし、この内容であれば、わざわざ集合して、一人ひとりに発表させなくても、タスク管理ツールと、活動のログを取れる様な仕組みさえあれば、情報共有できるものだとも言えます。


本当にマネジャーが把握したいのは、上述の様な、担当者が「やったこと」の確認ではなく、そのプロジェクトの中で起きていることと、それをどの様に認識しているのか・・言い換えると、「分かったことは何か」と、その分かったことを踏まえて、「次に何をやろうとしているのか」ということだと思います。


人は、起きている状況を様々な感度で認識します。


起きていることは1つでも、受け取り方は、人によって異なるのです。仕事の経験が浅いと、認識できる領域も少ない傾向にありますが、実は、物事を認識する感度というのは、必ずしも経験値と正比例はしておらず、起きていることに対するセンサーの働かせ方は、ある種のトレーニングによって向上すると、私たちのこれまでの活動では見えています。


その、トレーニングが、ふりかえりにおける「問いかけ」です。

  • やったことは何か

  • 分かったことは何か

  • 次にやることは何か

とてもシンプルですが、これは、YWTと呼ばれる、ふりかえりのフレームワークです。


これを、例えば週のふりかえりで毎回メンバーに問いかけ、言語にしていると、メンバーは、YWTの問いに答えるためのセンサーが磨かれていきます。


実際、ハイパー・チームマネジメントの実践者の方々からは、


日常の業務をやっている時もふりかえりの問いが頭に浮かび、「やったこと、分かったこと、次にやること」を考える様になった。


との声も聞かれました。


仕事の環境の中で起きていることを認識するセンサーを磨いていくには、その状況下で自分は何を受け取ったのか、学んだのか、理解したのか・・を言語にする力が必要で、そのためには、立ち止まってふりかえる習慣が欠かせないのです。


集まって、一人ひとりに進捗を発表させるだけの会議時間を節約し、ふりかえって思考する時間を生み出しましょう。



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