コラボレーション研究家の吉田裕美子です。
テレワークでは、声を掛けるタイミングに躊躇するという話も聞きますが、他方で、質問のメッセージが大量に届いて、それを捌くだけで1日の大半が終わると嘆くリーダーの声もききます。
打ち合わせや質問がどんどん割り込んでくることは、仕事の集中を妨げてしまい、よくない状況だと言えます。
特に、質問を受ける立場になりがちなのは、最も忙しいであろう、リーダークラスの方々で、リーダーの集中が途切れることは、チーム全体のパフォーマンスにも影響するでしょうし、逆にリーダーが忙しくて質問に答えられないことが、メンバーの活動を止めてしまうことにもなります。
ああ、なんて悪循環・・・涙。
テレワークでも効果的なハイパー・チームマネジメントでは、朝会を活用して、この問題を解消します。
リーダーやマネジャーは、チームメンバーの活動を支援しなければならない立場にいます。
だからこそ、「困ったことがあったら、聞いてくださいね」と伝えることもあるかもしれません。
しかし、この優しい一言がリーダーの集中時間を奪ってしまうことになり、結果的に全体のパフォーマンスが下がってしまうのです。
ですが、質問したいことを後でまとめて聞くということになれば、逆にメンバー側の仕事が滞りますし、手戻りの可能性も高くなるでしょう。
お気づきかもしれませんが、この問題の原因は、まず仕事に着手することです。「作業が始まってから気づく」ということが問題を引き起こしているのです。
朝イチでチームメンバー全員で、今日のタスクを確認し、活動の妨げとなりそうなことを挙げてみましょう。
活動の妨げとなりそうなことには、
作業内容について分からないこと、知らないこと
リーダーや上司に判断してもらうべきこと
自分自身の現状で課題となっていること（昨日の作業が遅れている、体調が悪い、家族の状態など）
などが含まれます。
この、本日の活動の妨げになることが、その日の仕事が始まる前に共有されることで、打ち合わせの時間を決定しておいたり、確認すべきことを予め確認でき、リーダーの集中時間を作り出すことも可能になります。
また、「今日やること」を見える化するという内容を以前投稿しました。
「今日やること」をみんなが見える化できる様になったら、「今日やることの妨げになること」も併せて朝イチで共有してもらいましょう。この時間を一般的に「朝会」と呼びます。
共有してもらう事柄は増えますが、朝会は15分以内で終わる様にします。それ以上の時間がかかってしまうと、負荷が高くなりすぎて、継続できなくなるからです。
朝会で今日やることと、今日やることの妨げになることを明瞭に言葉にすることは、最初は少し難しいかもしれませんが、1日の始まりをなんとなく会議からスタートしてしまった日と、今日1日でやることと、その妨げになりそうなことに、朝一番で頭をぐるっと巡らせて、言葉にしてから1日をスタートする日のパフォーマンスは、大違いです。
朝イチの15分が、テレワークでの五月雨質問に振り回されるあなたを開放してくれることを実感できるでしょう。
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