テレワークで、どう相談するか悩むことに時間を使うぐらいなら、2時間単位で具体的な作業内容をチャットに流す方がいい

コラボレーション研究家の吉田裕美子です。


質問内容をまとめようとしているうちに、1日が終わってしまった・・・


まだ仕事に十分な知見がなかったり、新しい取り組みにチャレンジしているメンバーからよく聞かれる声です。


特に、テレワークで仕事をしている時は、テキスト化する必要性が以前より高くなっており、ただでさえよくわからない仕事に関して、自分が困っている事象を文章にまとめて誰かに相談するということは、知見のある人が想定するより、ずっとハードルが高いものになっているでしょう。


「なんで、もっと早く相談してくれなかったの?」と言いたくなるリーダーやマネジャーの気持ち、とてもよくわかります。一方で、ちょっと考えてみると、よく知らないことを文章で質問することの難しさは、納得できるのではないでしょうか。人のこの当たり前の状態をカバーするのがマネジメントの工夫のしどころであり、マネジメント力とも言えます。



テレワークでも効果的なハイパー・チームマネジメントでは、週次計画でタスクを分割して表現することで、この問題を解消します。


以前のブログで、月曜日に週次計画を作成するという方法をお伝えしました。


(参考)『月曜日に、今週1週間のゴールをチームメンバー全員で確認してみることが、テレワークでのメンバーの安心感と仕事の効率化につながる



この週次計画を作る際に、まずは1日で終わるサイズでタスクを分割することをお願いしていますが、これを2時間以内の分量に分けて表現することをお勧めします。


タスクを、塊で表現されると、具体的な作業内容が外から見ているとわかりませんが、2時間以内に分けてあれば、他の人からも「今」何をしているかがわかりやすくなります。

これをタスクボードと呼ばれるボード上に表現することとをハイパー・チームマネジメントでは行っていますが、オプションとして、社内チャットに垂れ流す・・・という方法があります。


誰か特定の人に報告するのではなく、チームメンバーの誰が見ても「ああ、あの人、今、この作業をやってるのね」ということがわかる状態を作るのです。


その状態で、「あれ?〇〇わかんないや」と一言呟けば、長い説明文を書かなくても、どこでどうつまづいているかは、ベテランから見ればわかります。


つまり、タイムリーに助けてもらうには、タスクを計画段階で分割し、チャットで呟くだけ。

今欲しいヘルプがすぐに手に入る方法があるのですから、1日を潰して質問内容を考えるなんて、もうやめましょう。


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